De centrale examens zijn in volle gang. Een grote mijlpaal voor iedere leerling in Nederland. Wie herinnert zich niet het lange blokken voor de naderende eindstreep, de zenuwachtige uren tijdens het maken van de examens, het nagelbijten voor de uitslag? Ook voor OCW, DUO en het College voor Toetsen en Examens (CvTE) is deze periode een spannende. Drie collega’s vertellen hoe zij de centrale examens in goede banen leiden. “Ik vind het mooi dat ik kan bijdragen aan deze blijvende herinnering van leerlingen.”
Simone de Ruijter kijkt uit naar de onvoorspelbaarheid van haar werk in de komende periode. Als teamleider Examens bij de Directie Onderwijsprestaties van OCW is ze eindeverantwoordelijk voor alles wat met de eindexamens te maken heeft. “OCW gaat vooral over het beleid, de strategie en de communicatie. We buigen ons bijvoorbeeld over de uitslagregels: hoeveel voldoendes moet je hebben om te slagen? En welke vakken zijn kernvakken, waarvoor je niet lager dan een 5 mag halen?”
Ontwikkeling examens
Simone en haar collega’s werken voorafgaand aan en tijdens de examenperiode nauw samen met het College voor Toetsen en Examens (CvTE). Samen met stichting CITO zorgt het CvTE voor de totstandkoming van de centrale examens. Oud-geschiedenisdocent Pieter van der Bent is daar clustermanager van de maatschappijgerichte vakken op het vmbo. Het CvTE geeft ieder jaar een zogenaamde constructieopdracht aan stichting CITO, vertelt Pieter: “Daarin staat hoe de toetsen eruit moeten zien, wat aansluit op wat de leerlingen moeten kennen en kunnen. CITO gaat met die constructieopdracht aan de slag en komt met conceptopgaven.” Die conceptopgaven gaan vervolgens naar een vaststellingscommissie die bestaat uit een voorzitter en een groep docenten. “Deze docenten staan met hun voeten in de klei en geven les aan examenklassen. De commissie levert commentaar op de conceptopgaven van CITO en stelt het examen vast.”
Het hele proces van het opstellen van de constructieopdracht tot het vaststellen, afnemen en evalueren van een examen duurt ongeveer twee jaar. “We lopen dus eigenlijk twee jaar vóór op de examens”, vertelt Pieter. “We horen daarom ook wel eens klachten over dat examens niet actueel genoeg zijn, of juist onderwerpen behandelen die opeens gevoelig liggen. De signalen daarover uit het veld nemen we mee bij de ontwikkeling van nieuwe examens. Maar het belangrijkste is dat de examens aansluiten op het onderwijs.”
Aflevering op scholen
Zijn de examens klaar? Dan moeten ze worden afgeleverd op scholen. Daar komt Ingrid van Wijk in actie. Ingrid werkt op de afdeling Logistiek Centrale Examens van DUO. Samen met twee collega’s zorgt ze voor de logistieke operatie omtrent het afleveren van de eindexamens op scholen. Met de producent van de examens spreken ze af wanneer de examens klaar zijn, met koeriers zorgen ze voor tijdige bezorging op scholen in Nederland en in het Caribisch deel van het koninkrijk.
Ingrid: “In de zomer wordt in overleg met CITO, de producent van de examens en de koerier de planning voor het komende examenjaar opgesteld. Dan gaan we aan de slag met het vastleggen van besteldata. We zorgen dat de aanmeldformulieren voor scholen eind september klaarstaan. Scholen geven daarin aan hoeveel kandidaten per schoolsoort en per vak examen doen. De eerste praktische examens worden al in november afgeleverd.”
Hectiek
Op de dagen voordat de examens beginnen, komen Ingrid en haar team handen tekort. “Het kan soepel verlopen, maar als er iets gebeurt, moeten we snel handelen. Vorig jaar hadden we bijvoorbeeld te maken met boerenprotesten, waardoor examens later dan gepland op scholen werden afgeleverd. Dan moeten we een hoop mensen bellen. Dit jaar werken we voor het eerst met een track & trace, waardoor scholen zelf het tijdsvenster voor de aflevering in de gaten kunnen houden. Dat scheelt misschien wat telefoontjes.”
Ook andere incidenten kunnen opspelen. Zo kunnen examens niet zijn geleverd op school. “Soms zijn scholen vergeten een examen te bestellen”, vertelt Ingrid: “Dan plaats ik een spoedbestelling. Tot op het laatste moment zorgen we dat scholen de examens voor de leerlingen ontvangen. Al moeten ze de volgende ochtend geleverd worden.”
Staat een examen wel op de pakbon, maar is het toch niet geleverd? Dan is er nood aan de man, vertelt Ingrid. “We hebben dan echt een calamiteit en moeten dan escaleren naar het CvTE. Samen onderzoeken we wat de impact is. Wat gaan we doen om te zorgen dat dat pakket boven water komt? Het kan in verkeerde handen vallen of online komen te staan. In het ergste geval kan besloten worden een ander examen uit te delen. Dat maakt deze periode spannend, maar ook leuk. Als je oplossingen vindt en zorgt dat het goedkomt, geeft dat veel voldoening. Het is een belangrijke taak om te zorgen dat alle leerlingen hun examens kunnen maken.”
Incidenten
Tijdens de examenperiode verandert ook het werk van Simone drastisch. “We kunnen nu elk moment gebeld worden en aan de slag moeten met een incident”, vertelt ze. “We krijgen elk jaar wel te maken met incidenten. Er zijn veel leerlingen die examens maken, dus dat is onvermijdelijk. Als er iets speelt, kom ik in actie.”
Een incident dat kan opspelen, is bijvoorbeeld een schending van de geheimhouding van een examen. In 2013 was het crisis toen er centrale examens gestolen bleken.” Diefstal is een wat extreem voorbeeld, maar het kan gebeuren dat een school per ongeluk een verkeerd examen openmaakt en uitdeelt. “Leerlingen hebben dan voorkennis over het examen. We nemen dan contact op met het CvTE, dat de ernst van de situatie beoordeelt en beslist of een examen moet worden vervangen. Dat doen we niet zomaar, want vervangen is logistiek ingewikkeld en we willen alle leerlingen een eerlijke kans geven om het examen te maken.”
Simone geniet van de onvoorspelbaarheid van haar werk in deze tijd. “Als er een incident speelt, moet je op basis van beperkte informatie keuzes maken. Je kunt niet lang vergaderen: scholen hebben snel duidelijkheid nodig. Het is de kunst informatie goed te trechteren en goed advies te geven. Daarvoor moet je je skills als ambtenaar ten volste benutten – en dat is heel leuk.”
Mijlpaal
Ook voor Pieter geldt dat zijn werk er anders uitziet in de examenperiode. “Dan is het vaak een kwestie van snel schakelen. Als er iets mis blijkt met de examens, moeten we meteen handelen.” En ook hij geniet volop van deze tijd. “Al het werk dat we eerder in het jaar verzetten, komt nu samen. Dit is waar we het voor doen. De voorbereiding die twee jaar duurt, vindt zijn hoogtepunt in deze periode. Het examen is natuurlijk een mijlpaal in je leven – een ontzettend bijzondere ervaring. Aan ons de taak ervoor te zorgen dat het proces goed verloopt. Ik vind het mooi dat ik daar in mijn rol een bijdrage aan kan leveren. Ik geniet elk jaar weer als ik de vlaggen zie hangen van de mensen die geslaagd zijn. Dat geeft mijn werk echt voldoening!”